Better Days!!

北海道の田舎出身アラフォーサラリーマンが、好きなお酒や音楽・仕事・節約術等について気軽に書いています。

定時に帰るためのコツ 勤務時間の30%を占めるメール処理を効率化する方法とは?

今やビジネスにおけるコミュニケーションツールとして不可欠であるばかりか
電話やFAXを凌駕するほどの存在になっているメール
 
「ビジネスメール実態調査2017」(一般社団法人日本ビジネスメール協会)調査によると
中間管理職の社員は1日平均39.28通メールを受信、12.62通を送信しており
着信したメールを読む時間を「1分」、送信の際、メールを書く時間を6分として計算すると
115分をメールの処理に使っているとのこと。
メールを読む時間を1分、書く時間6分というのはおそらく処理が早い方だと思います。
文章を読んだり書いたりすることが苦手な人
職種や社風によって、メールの送受信がもっと多い方も多くいるかと思います。
 
わたしは、営業職のサラリーマンです。
勤めている会社は、お客様とのやり取り、上司・チームとのミーティングの内容などなんでも記録に残さなければならないという社風です。
もしかすると、勤務時間の40%、日によっては50%近くの時間をわたし自身使っているかもしれません。
 
1日の勤務時間を8時間、仮にメール処理に費やしている時間を30%とすると
8時間×30%=2.4時間が使われています。
もし、メール処理を効率化して1.5時間(90分)程度にできたらいかがでしょうか。
これまでメール処理で使っていた時間を
 
・顧客を訪問する営業時間
・新たなビジネスを考える仲間や上司とのディスカッション
 
などに使うことが出来ますし
 
日々残業している方がいれば、メール処理を効率化することで1時間以上早く帰宅の途につくことが出来るのです!
 
今日は、ちょっとしたコツでメールに費やす時間を効率化させる方法をお教えします

 

新着メール受信を決まった時間のみにする

メールが電話・FAXに代わる主要なコミニケーションツールになった現在

あなたの今日の予定や都合などおかまいなし、メールはいやおうなしに相手からどんどん送信されてきますよね、。

メールソフトを常に接続状態にしていると、メールを片付けても片付けてもどんどん受信BOXにたまっていき、一向に処理が終了しない。

気が付くと、

・半日メールの処理に時間がかかってしまった。

・時間をかけて処理した割には、着信メールに次々と返信するうち、本来返信しようと思っていた重要なメールに返信できなかった。

という事態が生じます。

とくに、新着メールがあるとポップアップで知らせてくれるような機能を使っているともっと最悪です。

「着信したメールの中身はなんだろう?」と気になってしまい、さらに本来やろうとしていた仕事に支障をきたします。

 

そのような事態を防ぐために

新着メール(新たなメールを)決まった時間のみ閲覧するようにメールソフトの設定をすればよいのです。

LINE、ツイッタ-等SNSの普及で、他人からのメッセージはリアルタイムに届くのが当たり前だと現代人は思っていませんか?

でも、考えてみてください。

これから前もって予定をしておいた仕事を取り掛かろうとした矢先

お客さんからあなたあてに問い合わせなどの電話が2,3本でもかかってきたら

たとえ、仲の良いお得意先様であっても結構ゲンナリしますよね。

 

常に新着メールのお知らせにさらされている状態

それは予期せぬ電話が立て続けにかかってきて、それに対応した結果、非常に疲れてしまう精神状態に置かれることと同様のことなのです!

そのような状況で、前もって決めておいた仕事を集中して取り掛かることは出来ませんよね?

だから、そのような集中力を削ぐような事態を避けるために

・メールソフトは通常「オフライン作業」に設定し新着メールを受信しないようにする

・1日あらかじめスケジューリングされた時間に「オンライン作業」することにして新しいメールを着信させる

・すぐに返信可能なメール(2~3分以内が目安)はその場で返信する

という方法をとることをお勧めします。

 

わたしのばあい、

オフライン→オンライン作業に切り替えメールを処理するスケジュールは

一日会社にいる場合

・午前9時30分

・午前10時30分

・正午12時

・午後2時30分

・午後4時

・午後5時

 

以上の1日6回、時間はそれぞれ10分ずつと決めています。

1日のメール処理にかかる時間は、6回×10分=60分(1時間)です。

オンライン作業1回あたり、メール処理にあてる10分しかありません。

 

・返信内容をしっかり吟味しなければならない

・返信するにはほかの社員、部署との調整をしなければならない

など

10分以内に返信できないメールはもちろんあります。

そういったメールは

そういったメールは受信フォルダとは別に「要返信」というメールフォルダを作り、そこに移動させる

・自分の判断だけで返信可能かどうか?

・返信するまでにはどのくらい時間がかかるか?

以上の要素でメールを分類する

自分の判断だけで返信可能で、本日中に返信できる内容、時間であればその日のうちに返信する

自分の判断だけでは返信できないメールは、判断を仰ぐ上司やチームにメールを転送またはメール内容をまとめてうえで協力依頼のメールをする

その後、受信したメールは「保留中」というメールフォルダを作成しそこに入れる

以上のルールでわたしは運用しています。

 

 

わたしは、営業職なので午後1時からは外出しお客様へ行くことが多いです。

そのような場合、 

午後からの新着メールチェックは省略し、お客様訪問が終了した夕方

まとめてチェックして、すぐ返信出来るものはその日のうちに返信

残りは翌日に処理するということにしています。

 

大切なのは、予め決めておいた仕事の実行やそれを実施する時の集中力を阻害し

効率を落としてしまう、容赦なく送られてくるメールに振り回されることなく

メールチェックや返信する時間を自分でコントロールし、あなたの今日の予定等お構いなしに送られてくる身勝手極まりないメールからの影響を最小限にすることなのです。

 

まとめ

メールソフトは、普段はオフライン

決まって時間だけオンライン接続

直ぐに返信できるものは即返信

その他のメールは

・自分の判断だけで返信可能かどうか?

・返信するまでにはどのくらい時間がかかるか?

以上の要素で分類してから適時処理する

 

OUTLOOKThunderbird等主要なメールソフトであれば

オフライン・オンラインの設定はボタンのクリック一つで簡単に切り替えられます。

新規フォルダの作成もほとんど手間はかかりません。

 

予め簡単な設定をするだけで、驚くほどメール処理にかかる時間が短縮されます。

 

是非やってみてくださいね!