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今日も明日も良き日を過ごせますように!!

最もやり残しがなくシンプルなタスク管理法 「KISSの原則」とは?

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あなたは日々の立てた予定をきちんと効率的に実行できる方ですか?
 
それとも、予定は立てたものの
 
・上司からの突然呼び出し
 
・急に招集されたミーティング
 
・顧客からの矢継ぎ早に続く電話への対応
 
 
それら予定外の出来事への対応に追われ、気が付いたときには「あぁ~。今日もやろうと思っていたことが出来なかった!」と
 
1日の仕事の終わりに嘆き、ブルーな気分にいつも見舞われる方ですか?
 
 
わたしは、以前まで典型的な後者でした。
 
元々、かなり不器用な方ですし、根っからのマイペースな性格(自分ではそれほど思っていないのですが...。廻りからはそう言われることが多いのでそうなのだと思います)が原因なのか、事あることに上司や先輩から
お前は本当に時間の使い方がへたくそだなぁ!」と言われ続けてきました。
 
そんなわたしでも、これから説明する簡単な方法を実行しそれを習慣化することで
 
 
・前もって立てた予定ができなかった頻度がかなり減り
 
 
・時間に追われているという感覚も減り
 
 
・精神衛生上かなり楽になった!
 
 
 
以上の効果があった方法を今日は説明しますね。
 
 
 

まずは、予定を紙に書き出しましょう!

 
 
今日実行できるか否か関係なく、「今日できたらいいな!」と思うものを箇条書きでもなぐり書きでも構いません。
 
コピー用紙でも、新聞のチラシの裏側でも、カフェやレストランにある紙ナプキンでも何でもよいので、書き出してみましょう。
 
紙に書き出すことで、頭の中にあった予定が目に見える形に変化します。
人は何か対象物が目に見ることができるようになれば、安心するものです。
 
想像してみてください。
 
突然の停電に見舞われ、廻りのモノが見えなくなってしまった時、あなたはどう感じますか。
おそらく、一瞬にしてとても不安になり、心臓がバクバク高鳴りかなりの緊張状態に陥りますよね。
 
だけれども、懐中電灯を点けてみて再びモノが見えるようになると、すぐに緊張状態から解消され安心感を感じるようになると思います。
 
つまり、人間は「目に見えていない状態のモノ」に関しては、本能的に不安や恐怖を感じるものなのです。
 
だから、予定を紙に書き出し目に見える状態にすれば、それだけで頭の中だけにある予定の状態より精神的に楽になるのです。
 
 

今日、絶対やろうということを3つ決めましょう!!

 
 
 
先日のブログで、「アメックス」でおなじみ、アメリカ発祥の世界的クレジットカード会社の「アメリカン・エキスプレス」のCEOケネス・シェノルト氏は、翌日にすべきことを寝る前に3つ書くことを習慣にしていると紹介しました。
 
なぜ、絶対やろうと選択する数を3つに限定すると思いますか?
 
 
勿論、予定を立てたり、時間管理(マネンジメント)が上手な人は、4つでも5つでも今日絶対やろうとすることを決めていただいても一向に構いません。
 
でも、3つという数がポイントなのです!!
 
 
人間は、3つまでなら、覚えることは割と難なくすることができます。
 
例えば、携帯電話の番号
 
090(080)-XXXX-XXXXとかが一般的ですよね。
「090(080)」と「XXXX」と「XXXX」と携帯番号が分割されていますよね。
 
3つに分割されていると人間は記憶に残りやすいから覚えやすいのですね。
 
もし、番号が090(080)-XXX-XXX-XXとか4分割になっていたら何だか急に覚えづらくなったと思いませんか?
 
その他
 
・食べ物のメニューの「松・竹・梅」
 
・契約書での会社名や個人の人称やモノの優劣に使われる「甲・乙・丙」
 
・信号機の色の「赤・黄・青」 等
 
 
物事を分類・識別する際に、3つにカテゴリー分けするのは昔から使われています。
 
おそらくわれわれは、分類が2つだと少なすぎて物足りなさを感じるし、逆に4つ以上だと多すぎると感じ混乱する
 
3つが調度よくて、ある種の心地よさや安心感を抱くのです。
 
 
だから、今日やるぞ!」と決めたことは、あえて3つに限定するのです!
 
2つだと、たとえ実行できたとしても達成感がいまいち。
 
4つ以上だと、「今日、絶対やらなければならない」という心理的負担が多くなって、実行するのが億劫になってしまう。
 
3つであれば、実行しやすいですし、できたとき程よい達成感が味わえるのです。
 
 

3つやろうと決めたことはポストイット(付箋)に書き出し常に携帯しましょう!!!

 
 
やろうと決めたことは、手帳やノートではなく、あえてポストイット(付箋)に書きましょう。
 
 
なぜわざわざ、ポストイットに書くかというと理由があります。
 
それは、「やろうと決めた3つのこと」を常に携帯する。
それが、決めたことを予定通り実行するための大きなコツだからです。
 
 
・デスクにいるときは、PCのモニターやカレンダーの前にポストイットを貼っておく。
 
 
・外出する際は、手帳や携帯しているノートに書いたポストイットを貼っておき、外出先でも常に「今日やろうと決めた3つのこと」を参照できるようにする。
 
つまり、どのような環境でも、「今日やろうと決めた3つのこと」が簡単に参照することができることが大切なのです。
 
ポストイットではなく手帳に直接予定を書いてしまっては、デスクにいる際、それを参照しようとする際、手帳のページを開く必要があります。
そのひと手間が面倒だし、そもそも、予定を立てたりそれを実行するのが苦手な人は手帳を事ある毎に開くという習慣もありませんし、苦痛ですらあります。
 
(わたしもそうです!)
 
だから、外出する際、手帳にポストイットを貼る場所も手帳を取り出したときいやでも目に入る手帳の表紙の部分にしてしまいましょう。
 
もし、表紙に貼るとポストイットに書いた内容が他人の目にも触れてしまい情報漏えい等が心配な時は
手帳を開いて最初のページに貼る等、貼る場所を決めておきワンアクションでポストイットを参照できるような状態にすることがオススメです。
 
 

まとめ

 
もっとも、やり残しすることがなくなり、シンプルなタスク管理法
 
まずは、今日やりたいなと思っている予定を紙に書き出す
 
 
■そのうち今日絶対やろうということを3つ決める
 
 
■それを、ポストイットに書き、外出時も携帯する
 
 
非常に簡単で、そしてとっても「シンプル」な方法です!!
 
高価なシステム手帳やスケジュール管理ソフトも必要ありませんし
 
アメリカ海軍で開発された「KISSの原則」 「Keep It Simple, Stupid」
(シンプルで間抜けなままにしておく)の略語
 
【大半のシステムは複雑にするよりシンプルにした方がうまくいく】という原則に基づいた方法なんですよ。
 
 
是非、習慣化してみてくださいね。