営業マンが日々の営業活動のプロセスの中で、非常に億劫に感じるのが見込客へ面談のアポを取り付けることではないでしょうか。
私自身もかなり苦手な作業でしたが、なるべく断られない、時間がかからないよう、効率的にアポを入れる方法を習得することによって苦手意識もかなり低減されました。
アポを取ることができれば、商談の50％、つまり半分の作業は終了したとも言われます。
商談のプロセスで半分を占めるということは、アポを取ることが非常に重要な作業であることを意味しています。
■アポ入れは億劫だし、優先順位は低いもの
営業マンは毎日の営業活動だけではなく、伝票の処理やお客様からの突然の呼び出し、クレームに対する対応等、とても毎日が忙しい方がほとんどだと思います。
毎日・毎月の売上に追われ、既存のお客様にアポを入れることはまだしも、新規に開拓しようとしているお客様に対するアポ入れ。
アポを入れた相手に「無下もなく断られる」、「嫌な対応をされてしまうかもしれない」という恐怖心、それを拒絶したいという心理が働きますし、
既存のお客様への対応、伝票などの社内処理対応に追われ忙しい中、どうしても後回しになってしまいます。
■アポ入れは最も優先すべき作業
ですが、どんな優秀な営業マンであっても競合他社の攻勢等により、既存顧客は年に１割から2割程度は離れていくとも言われています。
売上を伸ばしていこうとするならば、既存顧客に頼っているだけでは売上の目減りは避けられません。
それだけに、継続的に売上を伸ばしていくには、新規顧客の獲得が不可欠。つまり、新規顧客への最初のアプローチとなるアポ入れ作業がとっても重要になるのです。
■顧客の情報を予め調べて、出だしのトークで使う
初めてお客様へ電話した時、電話に出た相手もあなた同様、「電話をかけてきた人間はどのような会社の人間で何のために電話をかけてきたのか」と
警戒心を持っています。
まずは、「あなたの会社の名前」「あなたの会社がどのような業務をしているのか」をしっかりと名乗ります。
そして、
「御社の事業がテレビで取り上げられていて、非常に興味を持ちました。」
「御社の◯△の事業に弊社がお手伝いしたいと思いました。」
などと、顧客の業務内容に興味を持っていてお役に立ちたいとの姿勢を示すのです。
電話にでた相手も人間です。
自分が所属する会社に興味や共感・好意をもっている人間に対しては持っていた警戒心も薄れます。
まだ見ぬあなたに対して、少しかもしれませんが親近感湧くはずです。
そして、「我が社に興味を持ってくれた相手はどのような人物なのだろうか？」と相手方も興味を示します。
顧客の情報を知っていてそれに対してお役に立ちたいとの姿勢を示すことで、アポを取り付けることができる確率は大きく上がります
■顧客が困っていると考えられることを予め想定し、それに対して役立ちたいと伝える。
電話にでた相手は、他の会社からもアポ入れ電話があり断ることに慣れています。
HPに掲載されている顧客の事業内容やお知らせ・ニュースリリースなどから、顧客が現在困っていると考えられることを想定します。
それに対して、お役に立ちたいと伝えます。
もちろん、あくまでも想定（仮説）なので間違ってる場合もあるでしょう。
その場合でも、仮説を自分なりにたて具体的にそれに対してお役に立ちたいとの姿勢を示すことで、電話口の相手は
「もしかすると親身になって我が社に有用な情報や与えてくれる人物かもしれない」と期待を抱き、面談の約束までたどり着く可能性が高くなります。
■事前にアポ入れのトークで使う、トーク集（トークスクリプト）を準備しておく
アポを入れたときに電話口で話す順番で、トークスクリプトを準備しておきます。
そうすることで、
・アポを入れる際に心に余裕ができる。
・電話相手が想定していなかった反応をした時でも、頭の中が真っ白にならず落ち着いて対処できる。
・言葉に詰まったときでも、トークスクリプトを見ることで再度会話が再開することができる。
といった、効用があります。
（１）相手が電話に出たとき
まずは、相手が貴重な時間を割いて取り次いでいただいたことに謝意を伝えます。
「突然のお電話失礼致します。」
（２）自社名及び氏名を名乗る
聞き取りやすく、またわかりやすくゆっくりと名乗ること。
電話口では、一般的に普段話しているときより声の高低（トーン）が低くなる傾向にあります。
よく、合って話をすると普通に会話ができ聞き取りやすいのに、電話口になると「ボソボソ」と何を喋っているのか聞き取りにくい相手がいますよね。
それは、電話機が持っている特性が原因なのです。
普段話しているときより、少々高いトーンでかつゆっくりすぎるかと心配するくらいに「ゆっくりと」自社名・氏名を名乗ります。
（３）電話に出た相手に、「電話をかけた用件」「誰に取り次いで貰いたいか」を伝える。
電話をかけた要件を伝える際、予め調べておいた顧客に関する情報を提示します。
「テレビで取り上げられていた、御社の◯◯という事業に非常に興味を持ちました。」
「弊社、△△という事業を展開しており、是非お手伝いいしたくお電話いたしました。」
「社長の◯◯様いらっしゃいますでしょうか。」
その際、電話に出た受付の方はメモを取りながら、取り次いでほしい相手にあなたの情報を伝えます。
あれもこれもと話すと、受付の方はメモを取りきれませんし一体あなたが何のために電話をかけてきたのか、
焦点がボケてしまってうまく伝わりません。
用件はくれぐれも、簡潔に話すのがコツです。
（４）目指す社長が電話に出たら
「突然のお電話失礼します」とまずは謝意を伝えます。
そして
「私、◯◯社の△△です。」とフルネームでゆっくり・はっきりと名乗ります。
続けて
「少々、お時間よろしいでしょうか。」と相手に了解を取り、
相手の時間をそれほど束縛しない旨を伝え、相手に安心感を与えます。
（５）電話をした用件を伝え、顧客が困っていると考えられることを想定した仮説に対して
お手伝いしたいことを伝える。
「テレビで取り上げられていた、御社の◯◯という事業に非常に興味を持ちました。」
「今、◯◯社長は、△△△の問題でもしかするとお困りになられているのではないかと思いました。
「その点で、是非お手伝いしたくお電話した次第です。」
（６）相手の反応が良かったら（会話に参加してきたら）、面談の日時を申し入れる。
「それでは、実際にお会いしてお話したく思います。
「◯◯月△△日 午後からか。△△日午後から。どちらか３０分ほどお時間ご都合よろしいでしょか。」
この時、2パターンの選択肢を相手に提示し、もしその2パターンともにNGな場合、予め調べておいたもう1つの選択肢を提示する。
それもNGの場合は、客先より面談可能日を逆に提示してもらいましょう。
いかがでしょうか。
◯
顧客の情報を予め調べて出だしのトークで使うことで、相手の警戒心を解き、あなたへ興味を持ってもらう。
◯
顧客が困っていると考えられることを予め想定しそれに対して役立ちたいと伝え、あなたと会うことに期待感を持たせる。
◯
事前にアポ入れのトークで使う、トーク集（トークスクリプト）を準備しておき、落ち着いて会話をする。
上記を実践することで、アポ入れまでたどり着く確率は大きく上がりますよ。
是非、お試しあれ。
